Nouvelles précisions administratives sur l'obligation d'utiliser un logiciel ou un système de caisse

Pour rappel depuis le 1er janvier 2018, les assujettis à la TVA qui effectuent des opérations ne donnant pas lieu à facturation et qui enregistrent les règlements au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse ont l’obligation d’utiliser un logiciel normé en vue de contrôles de l’administration fiscale.

Dans sa doctrine l'administration fiscale est venue récemment apporter de nouvelles précisions quant aux obligations en matière d'utilisation de logiciel ou de système de caisse, afin de satisfaire à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

L’administration s’adapte ainsi en fonction des outils et pratiques existants sur le marché et qui répondent à ses yeux aux objectifs de sécurisation des flux exposés en introduction.

Elle y donne notamment deux nouveaux exemples sur la tolérance relative à la dispense d'une telle obligation :

• Lorsque la retranscription comptable est automatique, sans intervention humaine, à partir « d'un batch* » quotidien réalisé le jour de la transaction et dont le contenu ne peut être modifié, les paiements ne sont pas considérés comme enregistrés extra-comptablement.
• Les logiciels de facturation, dans la mesure où ils présentent une fonctionnalité de caisse, entrent dans le champ de cette obligation. Une tolérance sur l’obligation d’une clôture journalière, mensuelle et annuelle est acceptée sous réserve qu’en cas de contrôle l’entreprise puisse fournir, à la demande de l’administration, le total des règlements enregistrés pour une période déterminée. Les données conservées peuvent être archivées sur une solution de stockage distant.

* Le traitement en batch consiste à exécuter des opérations répétitives contenant des volumes importants de données. La méthode par lots permet aux utilisateurs de traiter des données lorsque des ressources informatiques sont disponibles, avec peu ou pas d'interventions manuelles.